Система электронного документооборота

Если вы всерьез задумались внедрить систему электронного документооборота у себя на предприятии, это означает, что вы готовы в корне поменять действующие бизнес-процессы. Как правило, устанавливая такую систему, вы меняете управленческий стиль. Так переходить ли на электронный документооборот, если да, то сразу же возникает вопрос: какую именно систему ставить? Как скоро она окупится?

Кто будет проводить обслуживание компьютеров и технически поддерживать систему? На все вопросы, вам ответят специалисты, которые внедряют системы электронного документооборота на предприятия.

Электронный документоборотТакую систему ни в коем случае не нужно рассматривать как моду на передовые компьютерные технологии. Согласитесь, если у вас успешный бизнес и он работает вообще без какого-либо документооборота, то установка электронных систем вряд ли сделает его более эффективным. Скорее всего, в данном случае речь будет идти об элементарном удобстве работы с документацией. Например, мы все пользуемся электронной почтой и все привыкли к ее интерфейсу, где все письма расположены в индивидуальных папках. Так же и электронная система документооборота упорядочит все ваши документы по папкам, обеспечит простой поиск, доступ и хранение документов.

Существует ряд проблем, которые можно решить только с помощью автоматизации работы с документами.
К подобным проблемам относятся:

  • большое количество документов (входящих, внутренних, исходящих), рассмотрение которых существенно увеличивает время выполнения непосредственной цели;
  • низкая оперативность принятия и выполнения рабочих решений;
  • проблематично найти виновных в нарушении производственно-исполнительской дисциплины;
  • регулярное увеличение форм отчетности;
  • утечка информации и разглашение коммерческой тайны.

Если вышеуказанные ситуации игнорировать, то рано или поздно проблемы еще больше усугубятся, что может привести к необратимым последствиям для всего бизнеса.

Поэтому не нужно сомневаться, а пора обратиться к поставщикам систем электронного документооборота, которые, в свою очередь, качественно установят программу, помогут всесторонне изучить работу с системой, оперативно устранят ошибки. Кроме этого, поставщики гарантируют качественную техническую поддержку: демо-версии, демонстрационные и обучающие ролики, предоставляют документацию на родном языке пользователя, онлайн сервисы, форумы и, конечно, же телефонную поддержку.